La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà consiste in una libera dichiarazione, resa e firmata davanti a un pubblico ufficiale, riguardante stati, fatti e qualità personali di cui il dichiarante ha diretta conoscenza e che egli rende nel proprio interesse, anche quando riguardano altri soggetti.

Tale dichiarazione può essere presentata agli Uffici della Pubblica Amministrazione, ai gestori di Pubblici Servizi e ai privati che l'accettano su carta libera o anche utilizzando moduli predisposti dai vari enti o uffici.

Le istanze e le dichiarazioni da produrre alla Pubblica Amministrazione (o a gestori o esercenti di pubblici servizi) sono sottoscritte in presenza del dipendente addetto. Se non è possibile consegnarle personalmente, si può trasmetterle via fax, per posta o per via telematica o farle consegnare da altri dopo averle firmate ed avere allegato la fotocopia del proprio documento di identità.

Per le istanze e le dichiarazioni da produrre a Privati l'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale che la autentica attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante.

Chi può rendere dichiarazioni sostitutive

• Cittadini maggiorenni;
• Cittadini extracomunitari residenti in Italia, a condizione che dette situazioni siano attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

NB: Per effettuare una Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà occorre presentare un documento di identità valido. Per i minori la dichiarazione va sottoscritta dagli esercenti la potestà; per chi è soggetto a tutela (interdetti) la dichiarazione va sottoscritta dal tutore; per gli inabilitati e i minori emancipati la dichiarazione va sottoscritta dall'interessato con l'assistenza del curatore.

Non è possibile autenticare in Comune dichiarazioni contenenti impegni futuri, intenzioni e impegni, ma solo situazioni che riguardano fatti e stati già avvenuti e conosciuti dal dichiarante. 
È possibile richiedere l'autentica in qualsiasi Comune anche diverso da quello di residenza.
Le dichiarazioni sostitutive non sono ammesse per i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità all'Unione Europea, di marchi e brevetti.

Importi dovuti 

• € 0,26 di diritti di segreteria da pagarsi all'Ufficio (per le dichiarazioni in carta libera);
• € 0,52 per i diritti di segreteria e € 16,00 per la Marca da Bollo (per le dichiarazioni in bollo).